Útmutató az irodai rendszerezéshez

Bár a munkahelyi hatékonyság alapját leginkább a tudás, a koncentráció és a motiváltság adja, de a kényelmes és a munkavégzést támogató légkör épp olyan fontos szempont, amelynek megteremtéséhez elengedhetetlen a rendszerezett környezet és a munkánkat segítő írószerek megléte.

Ennek köszönhetően ugyanis nem a fontosabb papírok, a tűzőgép vagy a bele tartozó kapcsok keresgélésével megy majd el az idő, amellyel egyébként a statisztikák szerint egy átlagos munkavállaló naponta legalább 15-30 percet is eltölt, hanem teljes mértékben a munkánkra fókuszálhatunk.

De hogyan is lehetséges ennek a légkörnek megvalósítása?

Először is meg kell szabadulnunk azoktól a felesleges dolgoktól amelyek csak a helyet foglalják. Ezt leginkább úgy tudjuk megtenni, ha alaposan szemügyre veszünk minden egyes tárgyat az íróasztalon illetve az irodában, és feltesszük magunknak a kérdést, hogy ez elősegíti-e a munkákat vagy sem.

Miután ezzel megvagyunk, érdemes a papírok kategorizálásával folytatni. Nyissunk egy külön iratrendezőt az irodába bejövő, kimenő, illetve lefűzendő iratoknak! Ha a teljes átláthatóságra törekszünk, akkor erre a célra érdemes olyan gyűrűs kialakítású változatokat használni, amelyeknek a színe és a gerincvastagsága is különböző. De egyébként a kiváló minőségű kartonból készült tokos iratrendező termékek is ideálisak lehetnek az A4-es méretű dokumentumok tárolására.

Abban az esetben pedig, ha szeretnénk az iratok között többféle alkategóriát is létrehozni, például az ügyfelek vagy a projektek neve alapján, akkor az is könnyedén megoldható néhány színes elválasztólap vagy lefűzhető csík segítségével.

Fiókos rendszerező

A fiókos írószer rendszerezők nagyszerű megoldást kínálnak az olyan apróbb kiegészítők tárolására, mint amilyen például a radír, a gémkapocs, az öntapadós cetli vagy a toll. Ráadásul az egyszerű dizájnjuknak köszönhetően igazán letisztult összhatást nyújtanak, amely miatt szinte minden irodában megállják a helyüket.

Végül ne feledkezzünk meg a határidőnaplóról sem! Ha a munkánk során fontos, hogy mindent fel tudjunk jegyezni, és az összes határidőt egy helyen lássuk, akkor mindenképpen szükség lesz egy naptárra vagy határidő naplóra is.